Com crear una llista desplegable (llista de validació) als quaderns de treball de MS Excel

La majoria de les persones, a l’oficina i altres llocs de treball, mantenen Fulls Excel a fer un seguiment de determinats registres i entrades de dades. De vegades també hem de compartir llibres de treball. Sigui quin sigui el cas, és molt difícil creuar les entrades de comprovació i validar-ne la correcció (especialment quan hi ha un gran volum de dades).




En lloc de preocupar-se dels errors, seria una bona pràctica crear el quadern de treball o fulls de manera que validin automàticament les entrades i restringeixin un usuari a fer entrades incorrectes. Això és exactament el que Validació de dadeseina, a baix Dades la pestanya de MS Excel us ajuda.



I avui ens fixarem en una de les seves característiques crear un menú desplegable per a qualsevol cel·la, fila o columna i restringiu l’entrada de la cel·la a les dades de la llista. Això també significa que l’usuari mai podrà cometre un error.





Passos per crear una llista desplegable

Pas 1: Seleccioneu la cel·la, fila o columna on voleu crear la llista de validació o la llista desplegable. Al meu exemple he seleccionat la columna núm i. Per tant, l’usuari ha d’introduir valors als quals està restringida la columna E.

Pas 2: Desplaceu-vos a Dades fitxa i busca Validació de dades eina de sota Eines de dades secció Feu clic a aquesta icona i seleccioneu Validació de dadescomençar amb.

Pas 3: A la llista emergent que apareix, seleccioneu Llistades de Permetre llista dop col·locada a la secció Configuració fitxa

Pas 4: A continuació, haureu d’introduir el directori Font és a dir, valors que formen part de la llista o valors que es poden seleccionar o introduir. Podeu introduir-los directament al document Font quadre de text (separat per comes).

Alternativament, podeu seleccionar un rang de cel·les del full actual del llibre de treball i els valors d'aquestes cel·les es consideraran com a llista. Tanmateix, si voleu anar amb aquesta opció, haureu de preparar la llista fins i tot abans del pas 1.

Nota: Mantenir Desplegament a les cel·les marcada mostra el menú desplegable al quadern de treball. Altrament, només la validació funciona mentre l’usuari ha d’escriure valors.

Amb això es crea i està a punt per utilitzar. L'usuari pot seleccionar qualsevol valor de la llista. I la bellesa és que redueix tant l’esforç a escriure manualment.

Tanmateix, si un usuari intenta introduir valors (escrivint manualment) que no formen part de la llista de validació, se li demanarà un missatge d'error.





Conclusió

Aquest és només un dels mètodes per validar les entrades de dades. L’eina té encara més potencial del que us podeu imaginar. Parlarem de més de les seves característiques en un futur proper. A continuació, utilitzeu el menú desplegable i informeu-vos de les vostres experiències.

Voleu veure més d'aquests guies? Deixa els teus comentaris!